OPTIVIZE HJÆLPER FORENINGER MED AT UDNYTTE IT-PLATFORMEN CONVENTUS, SÅ DE FRIVILLIGES ARBEJDE LETTES I HVERDAGEN

Flere sønderjyske kommuner har investeret i forenings- og bookingsystemet Conventus, der stilles gratis til rådighed for foreninger. Haderslev-firmaet Optivize hjælper med at udnytte alle funktionerne og aflaste de frivillige.

Det er ofte meget tidskrævende for foreninger at holde styr på medlemslister og regnskaber og ikke mindst håndtere refusioner og offentlige tilskud fra kommunen og staten. Derfor har blandt andet Haderslev og Aabenraa kommune investeret i foreningssystemet Conventus, der skal gøre livet som frivillig i de lokale foreninger meget lettere og samtidig gøre kommunikationen mellem kommune og foreninger mere digital og effektiv.

Der er store forskelle på foreninger og deres behov, men alle kan få fordele af Conventus, der stilles gratis til rådighed for alle foreninger i kommunerne.

Systemet kan blandt andet bruges til booking af kommunens respektive lokaler, og det indeholder en nem kommunikationsfunktion, hvor foreninger hurtigt kan kontakte deres medlemmer via mail eller nyhedsbrev. Beskeder kan både sendes til alle og til enkelte medlemmer.

Samtidig bliver det meget hurtigere og lettere at bogføre indbetalinger fra medlemmerne, og alle betalinger kan håndteres elektronisk. Det giver også en stor besparelse på eksempelvis porto.

”Foreninger kan bruge Conventus til at lette deres hverdag, og samtidig har det også sparet os for meget administrativt arbejde. Typisk er det svært at få besat kasserer-jobbet i foreninger, og her kan Conventus gøre opgaven meget lettere,” siger Lone Fiil, der er fritidskonsulent hos Kultur, Plan og Fritid hos Aabenraa Kommune.

Haderslev-firmaet Optivize har specialiseret sig i at hjælpe foreninger med den basale bogføring og dermed frigøre de frivillige

til at bruge tiden på andet end talgymnastik. Optivize er eksperter i Conventus og står klar til at hjælpe foreninger med at få det største udbytte af systemet.

”Conventus gør det nemmere at være forening, men det kan være lidt svært at komme i gang med systemet. Vi kender foreningernes behov og er klar til at strikke en pakke sammen, der passer til foreningens individuelle behov. Med hjælp fra Optivize og Conventus bliver det lettere end nogensinde at varetage kasserer-rollen i en forening og samtidig leve op til alle lovkrav,” siger Optivize-ejer Jette Amdi Andersen, der oprindelig er uddannet revisor.

Mange sportsklubber eller andre foreninger som eksempelvis patientforeninger oplever, at det kan være svært at besætte kasserer-rollen. Her hjælper Optivize med opgaver som medlemsadministration, puljeregnskaber, årsregnskaber,

systemopsætning til regnskabssystem og sparring til kasserer og bestyrelse. Dermed sikres det, at kassereren kan balancere forpligtelserne overfor den øvrige bestyrelse, medlemmerne og kravene i loven.

Med it-værktøjet Conventus bliver alle informationer samlet på ét sted. Det gælder blandt andet bogføringssystemet til

udarbejdelse af regnskab, aktivitets- og mødekalender, bookingsystem, kommunikation med medlemmer og udvalg, medlemsfortegnelse og referater fra møder. Der er også adgang til online-tilmelding og betaling med blandt andet Dankort.

Samtidig er det nu et krav, at foreninger skal oprettes i Conventus, hvis de ønsker at få tilskud fra kommunerne i Aabenraa og Haderslev.

”Kommunerne har valgt at kommunikationen med foreningerne skal køre over Conventus, og det stiller krav til de frivillige, men vi er klar til at vise, hvordan funktionerne kan lette hverdagen og gøre foreningslivet og det frivillige arbejde endnu nemmere og sjovere,” slutter Jette Amdi Andersen.

NY, ERFAREN MEDARBEJDER TIL OPTIVIZE

Anette Horn, Hammelev er ansat som bogholder og projektleder i Optivize, der hjælper små og mellemstore virksomheder med bogholderi og økonomistyring med kunder i det meste af landet.

Et andet og særligt speciale i Optivize er hjælp til foreninger til varetagelse af den tunge del af enkassererfunktion. Det er en achilleshæl i mange foreninger inden for patientinteresser og sport m.v. i dag. Funktionen kræver en del viden og indsigt.

Den har revisoruddannede Anette Horn og Optivize med ejer Jette Amdi Andersen i spidsen. Begge har nemlig stor erfaring med frivilligt arbejde, ikke mindst varetagelse af kassererfunktionen. Således har Anette Horn været engageret i Hammelevs foreningsliv i mere end 15 år, særligt i gymnastik og håndbold, men også i hovedforeningen. I godt 20 år har hun boet i den hyggelige by med sin mand og deres nu halvstore teenagebørn, der går i skole iHaderslev. 

”Optivize’s koncept med en fleksibel støtte i økonomifunktionen til virksomheder og foreninger tiltaler mig. Jeg kan 
bruge min erfaring fra økonomifunktionen i forskellige virksomheder og fra foreningslivet i skøn forening. Det er jeg super glad for”, siger Anette Horn, der har stået for økonomien i en lokal virksomhed de seneste syv år og forud for det været hos blandt andet FDB i Vejen med udspring i en oprindelig uddannelse som revisor.

”Anette er en stærk ressource at få på holdet”, glæder Optivize-grundlægger og ejer, Jette Amdi Andersen sig. ”Hun har både de rigtige værdier og den rette baggrund til jobbet at servicere forskellige virksomheder og foreninger”.

Erfaring er fordel for foreninger
I mange kommuner, blandt andet Haderslev og Aabenraa, stiller kommunen i dag et medlemstyrings- ogadministrationsprogram til rådighed for foreningerne. Det skal lette deres arbejde, blandt andet den vitale ansøgning om refusion for haltimer og andet kommunalt tilskud. Programmet hedder Conventus.

For mange er det dog en stor opgave at komme ind i programmet. Her kan Anette og Optivize være til stor hjælp, da de har arbejdet med det tidligere.

”Kassererposten kan være en stor mundfuld. I Optivize-konceptet sikrer vi støtten til kasseren og transparens for den resterende bestyrelse, der ofte er helt prisgivet, hvis kasseren fejler i sit arbejde af den ene eller anden grund.

Så vi bringer faglighed, erfaring og tryghed til foreningen – til fornuftige penge”, siger Anette Horn, der også skal servicere forskellige virksomheder i deres økonomifunktion, som de har outsourcet til Optivize.

Anette Horn kan kontaktes på telefon 9320 2276.
Optivize-ejer Jette Amdi Andersen træffes på 2279 2288.

KUNDEREFERENCE – XL-BYG

“I forbindelse med en akut personalemangel i økonomiafdelingen som følge af dels sygdom dels fratrædelse midt i regnskabsudarbejdelsen assisterende Jette Amdi Andersen med funktion af regnskabschef, til årsrapporten forelå i endelig form og med ansvar for dette. Jette arbejdede meget selvstændigt og meget imponerende uden megen deltagelse af andet personale, herunder undertegnede. Jette indgik helt naturligt i organisationen i huset, og ingen kunne mærke, at hun ikke var fastansat. Årsrapporten blev færdiggjort indenfor den oprindelige tidsramme, og revisionen blev gennemført uden anmærkninger og endda på kortere tid end planlagt, så vi kalder gerne på Jette en anden gang, vi skulle komme i samme pine – selv om hun bor lidt langt væk fra os.”
Henrik Bodin, Økonomichef, XL-BYG a.m.b.a.

FØLG OS PÅ FACEBOOK

Nu kan du følge Optivize på Facebook. Vi kommer med løbende opdateringer på:
https://www.facebook.com/Optivize-ApS-730389220692549/